Een evenement draagt bij aan het fundament van uw organisatie. U investeert hiermee namelijk in uw medewerkers en klanten. U laat zien en weten hoe belangrijk de relatie voor u is en u ontmoet elkaar eens op een andere manier dan op de werkvloer. Zo verdiept de relatie zich en leert u elkaar beter kennen, wat tijdens het werk in elkaars voordeel werkt. Met een goed evenement bespaart u gegarandeerd tijd en geld op het ontwikkelen van een sterke relatie met uw klanten en medewerkers!
Maar hoe doet u dat dan? Een goed evenement organiseren? Daarvoor zet u dezelfde stappen als wanneer u gaat bouwen. U begint met het bepalen van het budget voor de grond en de bouw. Eerst investeren voordat u uw doelen kunt bereiken! Datzelfde geldt voor de organisatie van een evenement. Bedenk dan op welke grond u gaat bouwen. Daar ligt voor mij de basis, ook bij een evenement. Met andere woorden: “Waarom” wilt u dit evenement organiseren, voor “wie” gaat u het organiseren, “wanneer” moet het ongeveer gaan plaatsvinden en “waar” wilt u het evenement houden?
‘Genieten van een goed, passend evenement dat staat als een huis’
Vervolgens overdenkt u uw woonwensen. Bent u op zoek naar rust in het groen of juist de actie van de stad? Ook voor een evenement zijn deze basiswensen heel belangrijk voor een juiste insteek. Daarna zoekt u een architect die de juiste vragen stelt.
En op basis het voorgaande een ontwerp kan maken met een goed bestek dat geheel aansluit op uw wensen. Bij de organisatie van evenementen is dat niet anders: u gaat op zoek naar een evenementenbureau waarmee het klikt. Dat de juiste informatie boven weet te krijgen en in staat is om uw wensen te vertalen naar een goed concept.
De architect neemt vervolgens vaak een stuk bouwbegeleiding op zich en communiceert met de aannemer. Een evenementenbureau doet dat ook, met het vinden en begeleiden van de juiste partners voor locatie, catering, AV, entertainment, vervoer, sprekers enzovoort.
Vervolgens gaan de aannemer en onderaannemers aan de slag met het technisch ontwerp van het gebouw. Zodat iedereen aan hetzelfde doel werkt, weet hoe de lijnen lopen en de afspraken kent. Een evenementenbureau maakt hiervoor een goed draaiboek waarin het gehele evenement tot in detail staat beschreven, met alle taken en acties die erbij horen.
En wanneer de dag daar is, na een gedegen voorbereiding, kunt u genieten van een goed, passend evenement dat staat als een huis!
Deze column is verschenen in de zomer editie 2019 van Ondernamen Lopikerwaard, hét ondernemersplatform voor de regio.
Jeichien Plantema, eigenaar van Perfect Events. Geniet van mooie concepten en blije klanten. Werkt graag samen met creatieve partners die anders kunnen denken. Partner van de liefste, Michiel, en trotse moeder van twee prachtige mannetjes, Simon van acht en Floris van vijf jaar. Houdt van koken, lezen, reizen en onderzoeken. 0306364729 | jeichien@perfectevents.nl